Para manter a produtividade da equipe, o uso de ferramentas para reunião online pode contribuir com a comunicação interna de forma ágil e eficaz. É crucial, porém, avaliar uma opção adequada, robusta e que forneça exatamente o que a sua empresa necessita para manter os colaboradores ativos.
Quando demandas urgentes surgirem, fica mais eficiente compartilhar os pedidos pelos canais, em vez de procurar a pessoa responsável pela atividade em toda a empresa. Isso desperdiçaria tempo e somente levaria mais horas para a tarefa ser finalizada. Para evitar o problema, a seleção de ferramentas para reunião online é ideal para agilizar processos e elevar a produtividade do seu time.
Por que escolher bem sua ferramenta de reunião?
Contribui com aumento de eficiência, ajuda a aprimorar a comunicação da equipe e gera mais engajamento entre todos. As ferramentas para reunião online também causam impacto direto na produtividade, proporcionam mais clareza no fornecimento de informações e permitem que os colaboradores tirem dúvidas quando necessário, além de acabar com os indesejados ruídos. Veja os benefícios:
- Evita gargalos, como atrasos em metas;
- Mantém a equipe focada quanto ao que precisa ser feito e entregue;
- Previne ruídos e comentários desnecessários que podem acontecer sem o devido controle e acompanhamento do time;
- Impede que informações falsas sejam compartilhadas entre os colaboradores;
- Ajuda a salvar toda a conversa por meio da gravação. Se for necessário rever o diálogo, é possível;
- Normalmente, as ferramentas possuem transcrição, o que gera mais segurança para a empresa.
As ferramentas de reunião para equipes cooperam com a transcrição automática e a gravação de todas as conversas. O diferencial é por fornecerem também agendas para datas importantes serem marcadas, como diálogo com clientes, parceiros ou fornecedores, o que previne esquecimentos.
Principais plataformas de videoconferência em 2025
O Gather é uma das ferramentas para reunião online em que as equipes podem se reunir em um escritório virtual, personalizar as áreas de trabalho e escolher as roupas dos bonecos. Esta é uma alternativa interessante, caso a sua intenção seja a de aplicar ludicidade e permitir que o time possa se entreter moderadamente. Anote outras sugestões:
- Zoom 3.0: possui transcrição ao vivo, IA e é excelente para eventos;
- Google Meet: integração com o Workspace, possui cancelamento de ruído e interface simples, mas repleta de ferramentas que podem ajudar, como a agenda;
- Microsoft Teams: colaboração completa com bate-papo, possibilidade de apresentar arquivos e Whiteboard;
- Webex (Cisco): foco em segurança e em salas corporativas que possuem criptografia de ponta a ponta.
Estas são as melhores ferramentas de videoconferência 2025, porque fornecem recursos como mais segurança, criptografia de dados, transcrição e a possibilidade de fazer apresentações. Realizar um comparativo entre cada uma das opções te permite escolher a mais adequada para aplicar em sua empresa a fim de garantir a plena comunicação entre os seus funcionários diariamente.
Plataformas alternativas e emergentes
Se quiser outras alternativas de ferramentas para reunião online, há o Miro, que possibilita usar uma lousa para apresentar os workshops, ou o Zoho, que possui diferentes integrações. O Fathom e o MeetGeek são opções que podem ser consideradas para implementar na sua empresa, além das recomendações seguintes:
- Jitsi Meet: de código aberto, gratuito e com foco em segurança e privacy-first;
- GoToMeeting: interface simples e ideal para as PMEs com webinars e reuniões de até 250 pessoas;
- RingCentral Video, TrueConf, Lifesize: recursos mais avançados, possui alta qualidade de vídeo e conta com colaboração empresarial;
- Discord: adequado para montar um servidor e direcionar os funcionários para conversarem quando necessário em uma das salas ativas.
Para alocar um volume massivo de usuários, o GoToMeeting é o recurso mais adequado porque possui espaço para 250 pessoas ficarem ativas simultaneamente. Ele também é voltado para as PMEs, possui um áudio excelente, as chamadas são gratuitas e ainda conta com a opção de “modo trânsito”, o que gera mais praticidade para colaboradores que não podem participar por um computador, por exemplo, porque estão na estrada.
Aplicativos integrados para produtividade e agendamento
Os apps de reunião online corporativa são ideais para contribuir com a produtividade, fazer o agendamento de encontros digitais e realizar o follow-up. Esses recursos tendem a ser complementos de outras ferramentas, como as que vimos, e podem ser utilizados para maior organização interna. Descubra as opções disponíveis:
- ClickUp: reunião, ata automatizada via IA, integração com Zoom e calendário; automação de tarefas e follow-up;
- Calendly e nTask: agendamento automático, lembretes e integração com CRM e ferramentas de reuniões.
Ferramentas para reunião online precisam fornecer diferenciais, além de somente um canal para conversar com os colaboradores. Por exemplo, tanto o Calendly quanto o nTask possuem agendamento automático e podem ser integrados ao CRM para coletar informações relevantes, que tendem a auxiliar durante as conversas com os potenciais clientes, por exemplo.
Recursos essenciais para equipes híbridas
Plataformas para reuniões remotas envolvem o Teams e o próprio Gather, sobretudo o último, que é uma espécie de escritório virtual. Os funcionários escolhem a mesa em que querem atuar e podem incluir informações importantes, como dias de diálogos com clientes na agenda e prazos de entregas de projetos. Entenda quais são os principais recursos para os times que atuam de forma híbrida:
- Zoom e ClickUp: possuem transcrição automática, gravação e atas automatizadas;
- Teams e o White Board: contam com o compartilhamento de tela e quadro branco colaborativo;
- Agenda automatizada: integração com Google Agenda ou Microsoft Calendar, lembretes embarcados.
Quanto à transcrição, compreenda que esse é um aspecto indispensável porque garante que todas as informações faladas sejam salvas. Essa é uma maneira inteligente de prevenir discussões e ruídos, fora que é uma alternativa eficaz para deixar explícito o que foi dito ou não durante a reunião.
Segurança, privacidade e compliance
As ferramentas precisam ser seguras, fornecer privacidade e estar em conformidade com os regulamentos corporativos. Evite recursos que possuem pouca proteção ou que permitam a entrada de qualquer usuário, pois é prejudicial e pode deixar a empresa com uma imagem negativa perante os clientes e profissionais.
É crucial existir controle de acesso, como autenticação, salas de espera ou o lockdown, para delimitar quem pode ou não acessar a reunião. Recursos como estes impedem que terceiros consigam escutar informações sigilosas de negociações, por exemplo.
O Webex e o Zoom, em sua versão mais completa, estão conforme todas as regulamentações empresariais e contam com criptografia de dados. As informações são protegidas e não serão visualizadas por outras pessoas, proporcionando o dobro de segurança e mantendo a companhia regular com o que é requerido pela LGPD também.
Como escolher a ferramenta ideal para seu uso
Verifique a quantidade de pessoas que devem participar das reuniões regularmente e qual a frequência com que os encontros precisam acontecer. A depender do caso, um modelo gratuito, como o próprio Meet, comporta uma quantia considerável de usuários e possui ferramentas gratuitas que podem ser utilizadas. Separamos outras orientações essenciais, como:
- Volume de participantes que precisam estar presentes;
- Frequência de reuniões, como semanal, quinzenal, mensal, bimestral, semestral ou anual;
- Tipo de interação, como workshop, treinamento, reunião ou conversa com cliente;
- Necessidade de integrações com CRM, automação, agendas ou sistemas internos;
- Verifique as gratuidades versus planos pagos com automações e suporte.
Escolher uma das ferramentas para reunião online impacta diretamente em toda a produtividade e rotina dos funcionários, sejam eles híbridos ou não. Por esse motivo, é indispensável fazer uma avaliação das integrações disponíveis, nível de segurança, despesas, tipo de suporte e a escalabilidade para fazer uma escolha adequada.
Para ter mais segurança no processo de seleção das ferramentas para reunião online, recomendamos que agende uma consultoria com a B20 para tirar as dúvidas e receber a indicação da alternativa adequada. Como são tantos modelos, o mais correto é avaliar qual recurso combina com a rotina da sua empresa para realizar a implementação e manter os funcionários ativos!