A importância do feedback na empresa é contribuir com o desenvolvimento dos profissionais, gerar mais motivação e aprimorar a comunicação interna. É uma maneira inteligente de auxiliar no crescimento da companhia, construir um ambiente mais agradável e fortalecer o relacionamento interno para prevenir ruídos.
É essencial fornecer comentários construtivos que ajudem os funcionários a melhorarem cada vez mais como especialistas nas atividades que fazem diariamente. Manter a regularidade na prestação de informações para desenvolver um ambiente mais seguro em que todos se sentem à vontade de contribuir com suas respectivas opiniões, também é indispensável.
Ouvir, compreender e apresentar uma resolução para os problemas citados pelos colaboradores é muito importante. Isto gera mais segurança, principalmente se os feedbacks não forem pautados em falhas e falados na frente dos colegas, além de ser antiético, é desagradável, causa desconforto e impede que a equipe consiga se comunicar com clareza e confiança.
O que é feedback no contexto de gestão de pessoas?
Feedback é o fornecimento de informações a respeito da performance e do comportamento de um funcionário da empresa. A intenção de apresentar comentários como estes, é contribuir com o crescimento e desenvolvimento do colaborador e o ajudar a obter mais reconhecimento e cada vez mais conquistas.
Definição simples:
Trata-se de uma informação específica que apresenta uma explicação clara do comportamento, dos resultados obtidos pela empresa e pontos a melhorar. Naturalmente, as pessoas possuem erros e acertos, e precisam saber quais são para entender onde aprimorar as habilidades e evitar que ocorram novamente no futuro.
Diferença entre feedback, reconhecimento e avaliação de desempenho
O feedback é uma troca informacional constante relacionada às funções de um colaborador, enquanto o reconhecimento é um comentário que evidencia os esforços e vitórias. A avaliação de desempenho envolve uma etapa processual muito mais formal, pois é realizada periodicamente, para o gestor acompanhar o desenvolvimento de um profissional ou de toda a equipe.
Por que o feedback é importante para times e resultados?
Aprimora a comunicação, pode melhorar a motivação da equipe e auxiliar no aprimoramento constante de habilidades. Saiba que há a importância do feedback na empresa, pois os funcionários se sentem mais confiantes, entendem que suas atividades são fundamentais para a companhia e conseguem corrigir os erros com mais confiança e segurança.
Quais efeitos no engajamento, produtividade e clima?
Empresas que priorizam feedbacks, veem um aumento significativo de 14,9% em questões de produtividade, engajamento e clima organizacional, conforme estudo feito pela Gallup. Ainda, é notado que 65% dos colaboradores desejam receber comentários a respeito de suas capacidades e pontos de melhoria no ambiente de trabalho, pois conseguem entender como podem aprimorar as skills, de acordo com uma pesquisa realizada pela OfficeVibe.
Como o feedback reduz ruído, evita retrabalho e acelera tomada de decisão?
Um excelente feedback diminui os ruídos e comentários desnecessários, permite que os colaboradores entendam os pontos a melhorar e acelera toda a tomada de decisão. São formas inteligentes de evitar o retrabalho, que somente serve para causar desperdícios, atrasos e desarmonia interna.
Cases rápidos: onde rotinas de 1:1 e “retro” mudam o jogo
Os encontros one on one são feitos entre o gestor ou líder e um funcionário da equipe, em que se reúnem para conversar de 30 a 60 minutos sobre a carreira, performance e contribuição com o time. As “retros” são reuniões regulares, feitas quando um período na empresa se encerra e é o momento dos liderados identificarem o que podem melhorar para os próximos anos.
Quais tipos de feedback existem (e quando usar)?
Há o de reforço positivo, o corretivo que ajuda no desenvolvimento e o feedforward que envolve os próximos passos que o profissional deve tomar. O gestor também pode adotar a estratégia de rito 1:1 para conversar com cada colaborador, entender o que ele precisa, quais os problemas que possui e como a empresa pode o auxiliar da melhor maneira possível.
Feedback de reforço (positivo), corretivo (desenvolvimento) e feedforward (próximos passos)
O feedback de reforço positivo é usado para reconhecer o ótimo trabalho feito pelo colaborador, fornecer um estímulo e associar comentários positivos às boas atividades. Enquanto a intenção do corretivo é o de fornecer orientações sobre o que precisa ser aprimorado, que comportamentos não são compatíveis com o ambiente empresarial e esclarecer que os resultados estão abaixo do esperado.
Em relação ao feedforward são os próximos passos que devem ser dados em relação ao desenvolvimento profissional do colaborador. A intenção é a de falar um pouco do futuro e dos objetivos de cada especialista, e o que é esperado para a construção de novos projetos, como foco aprofundado no uso de novas ferramentas.
360º / peer feedback: prós, contras e como não virar “pesquisa eterna”
Entender a importância do feedback na empresa não envolve unicamente passar uma mensagem ou tecer comentários sobre a performance do colaborador. Há outra modalidade, esta conhecida por 360° ou peer que se trata da avaliação do time, mas com a diferença de coletar dados de diferentes funcionários, como os colegas, gerentes, fornecedores e até de clientes.
Como se trata de uma abordagem muito específica, é crucial ter cuidado para esse tipo de feedback não se transformar em uma pesquisa eterna. Fazer o compartilhamento de todos os resultados é um ponto fundamental, pois ajudará a elaborar um plano de desenvolvimento, de acordo com os setores avaliados que realmente carecem de melhorias imediatas.
Canais: síncrono (1:1, stand-up), assíncrono (doc, tracker), formal (review), informal
Por meio do canal síncrono, mais conhecido de 1:1, o gestor é responsável por convocar um profissional de cada e conversar sobre objetivos, metas, falar do desempenho e apresentar pontos de melhoria. A respeito da modalidade assíncrona, esta ocorre por meio da troca de informações entre a equipe. Porém, com a diferença de não ser necessário acontecer imediatamente, pois as respostas podem ser fornecidas quando for conveniente.
No caso do feedback formal, ocorre uma estruturação totalmente planejada de desempenho de um funcionário. Ela é feita, normalmente, em períodos mais específicos, e precisa ser registrada por meio de um relatório ou histórico para o devido acompanhamento ser feito.
Feedbacks informais tratam-se de comentários mais rápidos e feitos espontaneamente em relação ao comportamento ou às atividades feitas na empresa. Essa é uma das principais maneiras de passar uma mensagem para o liderado; pois é direto, possui contexto, é perfeito para falar em qualquer momento e esclarecer pontos de melhoria com naturalidade, respeito e empatia.
Qual é a cadência ideal de feedback?
Não existe uma cadência específica, pois o correto é avaliar como se encontra a companhia e avaliar as ações, projetos e metas de todos os funcionários. A partir do levantamento de dados, você entenderá a importância do feedback na empresa e de fazer o acompanhamento do time com constância para evitar ruídos, prevenir gargalos e assegurar que as atividades sejam concluídas em tempo hábil e sempre com qualidade.
Semanal/quinzenal para operação; mensal para desenvolvimento; trimestral para calibração
Semanal e quinzenal são períodos adequados para garantir que todas as operações aconteçam diariamente sem pormenores. É o momento de colocar em prática com a sua equipe, as solicitações de alterações e acompanhar todas as correções e alinhamentos para melhorar os resultados internos.
Existe a importância do feedback na empresa mensal que está relacionado com a parte de desenvolvimento. Ou seja, é a oportunidade ideal de avaliar se as reuniões anteriores começaram a dar resultado nos projetos e metas. Para ter esse controle, orientamos que estabeleça um dia na semana, preferencialmente no início, para validar processos, observar o comportamento do time e realizar os comentários.
As companhias também podem atuar com o fornecimento de feedback a cada trimestre, o que faz dessa uma opção ideal para calibragens. Converse com a sua equipe para apresentar os seus pontos, entender o lado dos funcionários e avaliar em conjunto o que pode ser feito para melhorar e manter a todos em uma mesma sintonia.
Por que contínuo > anual?
O feedback contínuo é ideal para falar sobre metas, projetos e auxiliar os funcionários a resolverem problemas que costumam acontecer no dia a dia. No caso do anual, o objetivo é o de falar sobre os objetivos para o primeiro semestre, esclarecer qual será o papel de cada profissional e o que é esperado de todos.
Para documentar esse diálogo sem as indesejadas burocracias, use um documento para construir um cockpit. Solicite que a sua equipe o preencha com todas as tarefas do dia e as da semana e marquem tudo o que for feito e o que ficou para resolver em outro momento. É uma das principais maneiras de visualizar as informações, fazer a gestão e conversar com cada colaborador a sós, caso ache necessário.
Como dar feedback sem ruído e sem “climão”?
É preciso ser objetivo e claro ao dar o seu feedback, o qual deve ser composto por fatos e exemplos, nunca em opiniões ou críticas excessivas que mais parecem um ataque. Saber dosar a forma de falar, demonstrar empatia e respeito pelos funcionários é mais do que uma obrigação da gestão, é um dever.
Estrutura prática: Contexto → Comportamento → Impacto → Acordo (CCI-A)
Utilize uma estrutura prática, que se define por contexto: qual o problema? A partir da análise de informações, você consegue entender melhor o comportamento do colaborador e prosseguir com uma reunião one-on-one se for necessário. Esclareça os pontos com educação, evidencie os problemas e mostre os caminhos ideais que podem ser seguidos.
Com o impacto causado (choque de realidade), você e o seu funcionário podem chegar a um acordo para resolver o problema. Explique também que permanecerá em observação silenciosa, somente com o intuito de prestar apoio se realmente for preciso, mas que não dará palpites na forma com a qual o trabalho, as tarefas e os projetos são executados. Pois, a intenção não é tirar a autonomia e criatividade do profissional.
Timing, tom e foco no comportamento observável (não na pessoa)
Ter timing, usar um tom de voz suave e amigável e manter o foco no comportamento de trabalho do profissional são aspectos que podem ajudar no fornecimento de um bom feedback. Lembre-se de que falamos de um ambiente empresarial e a linguagem não deve exceder aos assuntos externos, tampouco surgir opiniões de sua parte que afetem o lado pessoal do colaborador.
Sugerimos que se estiver receoso de conversar com a pessoa, mesmo que saiba sobre a importância do feedback na empresa, para desenvolver um roteiro a fim de organizar e centralizar as suas principais ideias. Convoque o indivíduo para um ambiente calmo, seguro e agradável para esclarecer os seus pontos e se mantenha aberto para ouvir o lado dele, independente do que for.
Frases-âncora para momentos difíceis (conflitos, desempenho abaixo do esperado)
Use frases-âncora para abordar momentos muito complicados na vida corporativa do seu colaborador, como potenciais conflitos com colegas, desempenho inferior ao esperado e dificuldades de cumprir com as metas. Por mais que na companhia ninguém seja “pai” e “mãe” de ninguém, é preciso cuidar do time para assegurar que não apresentem falhas, não fiquem aborrecidos ou desmotivados.
A partir do momento em que um funcionário recebe um feedback agressivo e feito de maneira brusca, ao invés de assimilar o comentário, ele vai se sentir constrangido, com medo de errar e perder a vontade de realizar o trabalho. Por consequência, acontecerá o atraso de metas, demora na entrega de projetos e nos casos mais sérios, solicitação de demissão.
E como receber feedback de maneira produtiva?
Mantenha-se tranquilo e escute todas as informações sem causar interrupções. Realize perguntas sobre os pontos apresentados, apresente exemplos mais práticos e faça sugestões de como melhorar. Agradeça a atenção e comece a refletir melhor sobre a conversa antes de tomar uma atitude, pois pode te ajudar a elaborar um bom plano de ação para encontrar pontos de melhoria e crescimento na companhia.
Pedir exemplos observáveis, checar entendimento e agradecer — antes de responder
Peça que o responsável pelo feedback apresente exemplos fáceis de entender, pois podem ajudar na interpretação dos comentários. Com ajuda da explicação, você consegue compreender corretamente o que a pessoa quis dizer e pode se preparar para formular uma resposta, seja de agradecimento ou requerimento de conselhos para melhor se direcionar e prevenir que os mesmos pontos aconteçam futuramente.
Não interromper o que a pessoa explica, é uma das maneiras mais adequadas de abrir espaço para uma conversa. Ser rude ou simplesmente ouvir e ignorar as especificidades, pode prejudicar e muito a sua figura na empresa, e mostrar que não dá valor para o que é ensinado, solicitado e mostrado.
Transformar sinais em plano de ação
Transforme todos os sinais em verdadeiros planos de ação ao identificar o que é preciso fazer para melhorar em cada área citada na conversa. Faça experimentações, avalie o seu desempenho e procure aprimorar as suas habilidades e deixar claro que, além de ter ouvido os conselhos, colocou em prática absolutamente tudo e está mais do que preparado para um novo diálogo.
Quais são os erros mais comuns ao dar/receber feedback?
Generalizações, julgamentos acerca da intenção do colaborador, falta de seguimento no diálogo e execução de feedback de forma inadequada. Não saber ou não querer ouvir, ou simplesmente ignorar as instruções daquele que ensina também são aspectos muito problemáticos que podem prejudicar a performance na companhia.
Generalizações (“sempre/nunca”), rótulos e julgamento de intenção
Para criar uma cultura de feedback eficiente, é indispensável evitar as famosas generalizações com o uso do sempre e nunca. Esqueça os rótulos e não faça julgamentos de intenção antes da hora, pois pode te desfavorecer muito enquanto líder, liderado ou gestor.
Falta de follow-up: conversa sem mudança de comportamento
De um lado, temos o responsável por fornecer o feedback, que precisa assegurar que futuras conversas aconteçam para analisar o comportamento do funcionário. Se isso não for feito, as chances do problema ser evitado serão mínimas, ou se a pessoa resolveu a situação e não recebeu um retorno, se sentirá abandonada.
Do outro lado, temos o profissional que recebeu o feedback e não demonstrou nenhuma mudança clara de comportamento. O gestor, se notar que o diálogo não surtiu efeito, precisa conversar novamente com o funcionário, esclarecer seus pontos e procurar entender o que o faz ter dificuldades de cumprir com o solicitado para, dessa forma, o auxiliar no que for preciso.
“Sanduíche” mal aplicado: quando atrapalha e quando pode ajudar
Entender a importância do feedback na empresa é fundamental para evitar que o sanduíche seja aplicado incorretamente, devido à falta de foco e pouca objetividade. Saiba que essa alternativa pode ajudar por meio da clareza, na demonstração de cuidado e na continuidade das conversas.
Como medir se o sistema de feedback está funcionando?
Meça por meio do leading indicators, lagging e os qualitativos para obter os dados necessários e fazer o devido monitoramento. É essencial avaliar cada resultado para poder orientar os funcionários às melhorias, explicar o que deve ser feito diferente, o que evitar e o que pode ser aprimorado.
Leading indicators: % de 1:1 realizados, velocidade de follow-up, metas atualizadas
Esta é uma métrica preditiva, ou seja, que mostra dados antecedentes ao resultado de interesse. Com as informações adequadas, pode ser mais eficiente descobrir o percentual de 1:1 feito, como foi a velocidade do follow-up e identificar se as metas escalonaram como era previsto. Confira os passos para usar o LI:
- Definição de objetivos coesos;
- Identificação de problemas que precisam de resolução imediata;
- Seleção de métrica preditiva para dar feedback, como follow-up ou metas;
- Estabelecer metas que sejam realistas e compatíveis com a situação;
- Atuar em conjunto de um painel.
Ter um painel de controle para verificar constantemente o indicador e analisar cada um dos pontos de seu interesse, pode ajudar na organização, na prevenção de erros e a melhor direcionar o time. Não esqueça também que essa métrica não pode ser considerada um fim, deve ser vista como uma ferramenta de aprimoramento interno de todos os funcionários.
Lagging indicators: engajamento (pulse), eNPS/turnover, atingimento de metas
Atue com a meta SMART para poder fazer o monitoramento dos resultados, encontrar padrões e atuar com os dados para refinar táticas. Para maior controle do lagging, use em conjunto o leading indicators porque é um complemento preditivo que pode fornecer informações a respeito do cumprimento de metas dos funcionários, taxa de turnover e eNPS.
Indicadores qualitativos: clareza de expectativas, segurança psicológica
Defina o tipo de pesquisa e a ferramenta mais adequada para medir a satisfação, segurança psicológica e as expectativas da sua equipe. Se necessário, utilize também a análise de sentimento para mensurar respostas e avaliar quantos de seus colaboradores se sentem felizes, neutros ou desgostosos com a empresa. Veja o que mais pode ser feito:
- Análise de dados:
- Desenvolva relatórios gráficos para entender visualmente o que acontece na empresa, o que pode ser melhorado e quais os pontos mais negativos no momento;
- Encontre padrões e visualize as áreas que mais necessitam de uma atenção maior porque se encontram com muitos problemas;
- Faça a combinação de dados quantitativos com os qualitativos, colete feedbacks, analise as taxas de satisfação e entenda o que a sua empresa precisa aprimorar com mais intensidade e urgência.
- Atue com foco nos resultados:
- Faça a implementação de todas as melhorias por meio dos insights adquiridos para corrigir os pontos que deixam a desejar na empresa;
- Acompanhe constantemente o impacto que as modificações terão, faça correções se for necessário e refine os indicadores, se for conveniente.
Caso acredite ser necessário, combine o indicador qualitativo com o quantitativo a fim de ter um controle mais amplo a respeito das alterações feitas. Isto pode te ajudar a avaliar pontos que ainda necessitam de aprimoramentos para performaram melhor, e você ter a certeza de que a equipe se sentirá mais segura e feliz com o trabalho e as tarefas que possuem.
Como implementar um sistema de feedback em 4 passos?
A implementação deve ser feita pela definição dos ritos e do tipo de instrumentação a ser usada para iniciar a rodagem do piloto e realizar revisões constantemente. Durante esse processo, é crucial garantir que os funcionários participem e se sintam confortáveis para isto, pois ajudará na coleta de feedbacks reais, conforme o que sentem, de acordo com determinados problemas ou conflitos com os colegas.
Definir rituais (1:1, retro, check-ins) e responsabilidades por papel
Após compreender a importância do feedback na empresa, defina qual rito deve ser aplicado, como o 1:1, o retro, o sanduíche ou o check-in. Posteriormente, selecione a responsabilidade de cada membro da empresa, como os líderes, liderados e RH para elaborar um relatório composto de informações, perguntas e simulações de potenciais respostas de cada setor.
Se a intenção é a de conversar com os liderados, por exemplo, é crucial desenvolver um questionário (no caso do check-in) para os funcionários responderem. Não é necessário ser extremamente longo, mas deve conter diversas perguntas para entender determinados pontos que acontecem na empresa, verificar se o time está à vontade com o que faz, se sentem dificuldades com as metas ou se há divergências de pensamentos com colegas.
Instrumentar: templates simples, agenda padrão, trilhas para líderes
Faça a instrumentação por meio de templates simples ou construa uma agenda padronizada para a sua empresa. Para maior praticidade, o Google Forms te dá a possibilidade de elaborar um questionário que permitirá avaliar a situação interna para analisar o que pode ser aprimorado nos próximos dias.
Rodar piloto em uma squad, ajustar e escalar
Comece a rodar o instrumento selecionado ao divulgar para todos os membros da equipe, realize o monitoramento e faça ajustes se achar conveniente. Este é um controle muito importante, que possibilita escalar, entender os pontos dos funcionários e compreender enquanto gestor, o seu papel internamente que é o de cuidar, manter e prevenir qualquer ruído.
Fechar loop: registrar acordos, revisar em OKRs/quarterly
Registre os acordos, faça as revisões por meio de OKRs ou do quarterly e se prepare para implementar as potenciais mudanças o mais breve possível. Se for conveniente dialogar com a equipe em conjunto, escolha um dia e garanta que todos estejam presentes para te ouvir, tirar dúvidas, esclarecer os próprios pontos e você orientar quanto ao que deve acontecer em um futuro próximo.
Qual é o papel dos líderes e da cultura no feedback?
Os líderes possuem um importante papel que é o de construir, modelar e monitorar constantemente a cultura de feedbacks. Eles precisam assegurar que o ambiente seja seguro o suficiente para os colaboradores deixarem comentários a respeito de suas funções, tarefas, metas e o que acham do tratamento que recebem da gestão.
Como líderes modelam abertura e curiosidade
Gestores e líderes que aceitam feedbacks e os usam para melhorar e refinar as habilidades, geram mais abertura e curiosidade nos funcionários. Consequentemente, não sentirão medo ou receio de conversar quando surgir a oportunidade e podem até esclarecer alguns pontos que se sentem incomodados, pois confiam nas pessoas com quem trabalham.
Sinais de cultura saudável: feedback sobe, desce e atravessa
Uma cultura saudável de feedbacks na empresa é quando ela conseguir subir, descer e atravessar todos os pares com eficiência. A aplicação adequada previne comentários ruidosos, possibilita que todos fiquem mais à vontade na empresa e entreguem resultados cada vez melhores.
Empresas que sabem a importância do feedback, fazem a implementação desse recurso desde a abertura de seus negócios. Dialogar, orientar, compreender e atuar com empatia são fatores que fazem muito a diferença e contribuem para causar mais segurança nos colaboradores, mesmo naqueles que sentem medo de errar, costumam ser mais quietos ou tímidos.
Para entender como implementar a cultura do feedback na sua empresa, entre em contato com a equipe da B20 para te auxiliar. Os especialistas explicarão a importância de atuar com esse mecanismo regularmente para garantir que os funcionários estejam sempre satisfeitos e contribuam com o crescimento saudável do seu negócio!
FAQ
Feedback substitui avaliação de desempenho?
Não, mas como se complementam, devem ser utilizados em conjunto para maior segurança e eficiência.
Qual a diferença entre “feedback contínuo” e “cobrança constante”?
Feedback constante é a intenção de ajudar, apresentar pontos que precisam de melhorias e levar o time a um acordo conjunto. A cobrança constante é uma pressão desnecessária, que se disfarça de apoio, mas são críticas severas que podem ser interpretadas inadequadamente.
É melhor feedback público ou privado?
As correções devem ser feitas no privado, enquanto o reconhecimento precisa ocorrer em público. Todos são passíveis de cometer erros e receber auxílio para melhorar é crucial, e sem ser humilhado na frente de outros funcionários.